در این همایش و اختتامیه دو روزه وظیفه های مختلفی بر دوش من بود که از جملۀ آنها می توانم به طراحی فایل های معرفی و پاور پوینت هایی که روی پرده نمایش سالن نشان داده می شد، مسئولیت اتاق فرمان سالن همایش و طراحی وب سایت کنفرانس اشاره کنم. اما حضور در تیم کانون در این برنامه تجربه های گران بهایی برای من داشت که در این نوشته می خواهم به برخی از آنها اشاره کنم.
همان طوری که خیلی از شما می دانید، کنفرانس وب و موبایل ایران و همین طور جشنواره وب ایران تنها رویدادی است که در مقیاس کشوری با اعتباربخشی از سوی نهادهای دولتی و بزرگان جامعۀ وب ایران برگزار می شود. ما برای برگزاری این رویداد به عنوان یک بخش کاملاً خصوصی با محدودیت ها و فشارهای کاری شدیدی روبرو بودیم، ساعت های زیادی تیم کانون تا دیروقت در دفتر دبیرخانه برای هماهنگی کارهای جشنواره و کنفرانس کار می کردند که بدون عیب و نقص یا به اصطلاح خودمانی «بدون سوتی» این رویداد برگزار شود. اما به هر حال عیب و نقص هایی بر این رویداد همچنان وارد بود که کسی به اندازۀ خود تیم کانون به این سوتی های فنی یا محتوایی آگاهی ندارد. برای مثال پخش زنده اینترنتی رویداد در لحظه آخر انجام شد. یا سایت کنفرانس در طول مدت برگزاری اختتامیه به ناگهان و به دلایلی که ما نمی دانیم (یا شاید هم می دانیم و نمی خواهیم بگوییم!) برای چند ساعت از دسترس خارج شد. اما در نهایت کسانی که در این رویداد حضور داشتند یا به صورت آنلاین آن را مشاهده کردند اگر به موضوعیت اکثر سخنرانی ها توجه کرده باشند، به این نکته پی خواهند برد که اکنون فرصتی طلایی برای کارآفرینان حوزه کسب و کارهای بر خط یا آنلاین است تا قبل از ورود غول های جهانی به بازار ایران برای خود سهمی از بازار را به چنگ آورند. چرا که در غیر اینصورت به جای مدیریت یک کسب و کار پر درآمد اینترنتی به یک کارمند از نمایندگی شرکت های خارجی بدل خواهند شد. بگذریم!
در این کنفرانس و اختتامیه هماهنگی و مدیریت با تیم کانون بود. البته دوستان زیادی از شرکت های مختلفی به جمع ما اضافه شدند. تیم خاور زمین نیز همچنان در بعضی از بخش ها به ما کمک می کردند. من تجربۀ اجرایی برگزاری رویدادی در این سطح را تاکنون نداشتم و بعد از اتمام این رویداد نکاتی را یادداشت کردم تا برای سال آینده و هر کسی که می خواهد در این حوزه رویدادی مشابه برگزار کند، راهنمایی کوچکی باشد تا خطاهای ما تکرار نشود.
اول – خدا یکی ، لپ تاپ روی تریبون یکی!
در کنفرانس های وب اکثر سخنران ها برای ارتباط بهتر با مخاطب معمولاً فایل معرفی یا همانPresentation آماده می کنند که تکثر لپ تاپ ها و مشکلاتی که برای انتقال تصویر روی پرده نمایش سالن وجود دارد، مجموعاً زمانی در حدود یک ربع تا نیم ساعت را تلف می کند. پس از قبل تمام فایل های Powerpoint یا برنامه های اسلاید سیستم های مکنتاش را از سخنرانان بگیرید، آنها را روی دسکتاپ یک سیستم منتقل کنید و قبل از همایش تست کنید.
دوم – یک نفر از تیم برگزاری به عنوان کارگردان در اتاق فرمان حضور دائم داشته باشد.
این موضوع در طول برگزاری رویداد به ما کمک زیادی کرد. چرا که ترتیب کنداکتور برنامه به علت حضور مهمانان و سخنرانان رده بالای دولتی دائماً در حال تغییر بود و معرفی سخنران بعدی روی پرده نمایش هر لحظه امکان داشت با مشکل مواجه شود. همین طور پرسنل سالن همایش نیز ممکن بود نظرات عجیبی بدهند و کارهای عجیب و غریبی بکنند که اگر نماینده در اتاق فرمان نبود خرابکاری بدی رخ می داد! برای مثال مترجم همزمان در روز دوم، وقتی سخنران فرانسوی الاصل همایش در حال سخنرانی بود برای ارتباط بهتر با مخاطب (!!!) تصمیم گرفت که فارسی را با لهجۀ فرانسوی بگوید و همۀ «ر» های خود را «ق» می گفت! که از او خواستم به صورت عادی ترجمه کند!
سوم – حواس تان به طول زمان سخنرانی یا میزگرد باشد.
در روز دوم، میزگرد اول با هدایتگری آرش برهمند ، یک ساعت بیشتر طول کشید که این کار کل زمانبندی برنامه را عوض کرد و تا انتهای کار فرصت سخنرانی همۀ افراد کم می شد. سرکار خانم اسکویی و مهندس میثم کثیری بیشترین کسانی بودند که زمان سخنرانی خود را از دست دادند و این مشکلات بعلت اضافه شدن زمان پنل اول بود.
چهارم – اینترنت سالن از نان شب هم واجب تر است!
ما که تیم برگزارکنندۀ همایش بودیم و از اینترنت اتاق فرمان وزارت خانه استفاده می کردیم با مصائب سختی روبرو بودیم، شرکت کنندگان در رویداد که دیگر جای خود دارند! در طول مدت سخنرانی های روز اول، به دفعات اینترنت ساختمان قطع و وصل می شد که اختلال زیادی در پخش زنده تصویری و رادیویی رویداد ایجاد کرد. پس بهتر است در چنین رویدادهایی از سرویس دهنده های سیار اینترنت مثل رایتل، مبین نت، ایرانسل یا … استفاده کرد تا در صورت قطع شدن اینترنت سالن، حداقل پخش زنده دچار مشکل نشود! البته ناگفته هم نماند که از وایمکس شرکت ****** هم قصد داشتیم استفاده کنیم که متاسفانه آنتن دهی مناسبی نداشت و اتصال به اینترنت میسر نبود.
پنجم – یک نفر فنی در کنار تریبون سخنرانی حضور ثابت داشته باشد.
در هنگام شروع اکثر سخنرانی ها برای اتصال لپ تاپ سخنران یا اجرای فایل Presentation آنها وقفه ای چند دقیقه ای می افتاد، اگر یک نفر به صورت دائم در نزدیکی تریبون سخنرانی حضور داشته باشد، این مشکل نیز رخ نخواهد داد و نکتۀ جالب برایم این بود که متاسفانه برخی از مسئولین دولتی که در حیطۀ فاوا فعالیت می کنند با اجرای یک فایل پاورپوینت در ویندوز ۸ چه مشکلاتی که ندارند!
ششم – تیم کترینگ و برگزاری استخدام کنید.
ما برای هماهنگی درب ورود، پذیرایی، VIP و نظم سالن با یک تیم ۲۰ نفره از شرکتی خصوصی قرارداد بستیم که این کار فرشتۀ نجات بود! چرا که هیچ دغدغه ای برای پذیرش، پذیرایی و خیلی از مسائل دیگر نداشتیم و تنها به کیفیت برگزاری سخنرانی ها و میزگردها تمرکز کردیم.
همه اینها را گفتم، یک نکته را هم فراموش نکنیم؛ حرکتی که شروع شده و تا اینجا رسیده است، نیاز به کمک همۀ فعالین حوزۀ وب فارسی دارد. پس با کانون کارآفرینی ایران در ارتباط باشید.
