فرم‌های اداری همیشه عضو جدایی‌ناپذیری از سازمان‌ها و کسب و کارها بوده‌اند و امروزه با وجود تغییر فرهنگ سازمانی و استفاده از نرم‌افزارها و سامانه‌ها برای انجام کارها و فعالیت‌ها، هنوز هم فرم‌ها از اهمیت بالا و کاربردهای متنوعی برخوردار هستند. با گسترش سامانه‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی، فرم‌های سنتی و کاغذی جای خود را به فرم‌های الکترونیکی دادند و ابزارهای مختلفی برای طراحی آن‌ها ایجاد شد و توسعه یافت.

در بین انواع روش‌ها و ابزارهای طراحی فرم الکترونیکی، نرم افزارهای فرم ساز جایگاه ویژه‌ای دارند، زیرا با استفاده از آن‌ها افراد می‌توانند با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فرم‌های الکترونیکی متنوعی را طراحی نمایند و در سامانه‌های سازمانی خود، مانند اتوماسیون اداری، پیاده‌سازی کنند و به گردش بیاندازند. در ادامه قصد داریم تا با مفهوم، قابلیت‌ها و مزایای فرم ساز آشنا شویم؛ پس تا انتهای این مقاله، همراه ما باشید.

فرم ساز چیست؟

نرم افزارهای فرم ساز به عنوان ابزارهای بی‌کد (no-code) یا کم‌کد (low-code) شناخته می‌شوند. این ابزارها این امکان را به کاربران می‌دهند که بتوانند بدون نیاز به مهارت‌های برنامه‌نویسی، فرم‌های الکترونیکی را طراحی، پیکربندی و منتشر کنند.

نرم افزار فرم ساز، ابزاری برای طراحی فرم با استفاده از Drag&Drop است؛ در این نرم افزار، محیطی گرافیکی برای طراحی فرم‌ها توسعه داده شده، که در آن می‌توانید با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی متنوع – مانند جعبه متن، Checkbox، لیست‌های بازشونده، تاریخ و… – انواع فرم‌های ساده و پیچیده و حتی فرم‌های تودرتو را طراحی نمایید. علاوه بر تنوع بالای فیلدها، امکان تنظیم قوانین و شروط مختلف نیز برای هر کدام از آن‌ها وجود دارد و می‌توانید فیلدهایی که درون فرم خود استفاده می‌کنید را، دقیقا مطابق نیاز خود تنظیم نمایید.

جدای از سهولت در طراحی و افزایش سرعت طراحی فرم‌ها، هدف اصلی توسعه نرم افزار فرم ساز، جمع‌آوری آسان داده‌ها و اطلاعات و گردش آن‌ها در سازمان است؛ در همین راستا، بهترین راهکار برای استفاده از فرم های آنلاین، پیاده‌سازی و اجرای آن‌ها بر روی یک بستر مناسب است، تا هم کاربران به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند و هم بتوان اطلاعات و داده‌ها را به صورت یکپارچه و امن، در سازمان به گردش انداخت. در بین انواع سامانه‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی، سیستم‌های اتوماسیون اداری بهترین بستر برای پیاده‌سازی و اجرای فرم‌های آنلاین و گردش آن‌ها در سازمان محسوب می‌گردند، زیرا هم در سطوح مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند و هم امکان گردش فرم‌ها در سازمان برای شما فراهم می‌کنند. در ادامه با راهکارهای نرم افزار فرم ساز برای گردش فرم‌ها و جمع‌آوری نظرات و اطلاعات، بیشتر آشنا خواهیم شد.

فرم ساز چه راهکارهایی برای گردش فرم‌ها و جمع‌آوری اطلاعات دارد؟

به طور کلی، فرایند گردش فرم‌ها در سازمان و فرایند جمع‌آوری اطلاعات و نظرات، فرایندهای جداگانه‌ای محسوب می‌شوند و در هر کدام از آن‌ها، فرم‌ها به شکل متفاوتی مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ در ادامه با راهکارهای فرم ساز برای هر کدام از این فرایندها آشنا می‌شویم:

گردش فرم ها با نرم افزار فرم ساز

برای استفاده از این راهکار، شما به یک بستر ارتباطی و مکاتباتی، مانند اتوماسیون اداری نیاز خواهید داشت؛ زیرا در این راهکار، فرم‌های طراحی شده با نرم افزار فرم ساز، در بدنه نامه‌ها قرار می‌گیرند و در قالب یک نامه در سازمان به گردش در می‌آیند. این راهکار، روش مناسبی برای جمع‌آوری نظرات و اطلاعات نیست، زیرا هر فرم به صورت یک نامه و جدای از فرم‌های دیگر در سازمان به گردش در می‌آید و برای تجمیع اطلاعات و داده‌های درون آن‌ها، باید تک به تک فرم‌ها را مشاهده کنید و داده‌ها و نظرات را ثبت نمایید؛ اما این راهکار، بهترین روش برای گردش فرم‌ها در سازمان و اخذ تاییدات و امضاها محسوب می‌گردد. به عنوان مثال، با استفاده از نرم افزار فرم ساز فراگستر، می‌توانید علاوه بر گردش فرم‌ها در قالب نامه، برای آن‌ها الگوی مسیر امضا و اخذ تاییدات تعریف کنید، تا مطابق مسیری که برای آن تعریف شده بر بستر اتوماسیون اداری در سطح سازمان به گردش در بیایند و امضاها و تاییدات لازم را دریافت کنند.

با استفاده از فرم ساز در بستر اتوماسیون اداری، قابلیت‌های دیگری مانند امکان پیگیری لحظه‌ای و آنی فرم‌ها، مشاهده وضعیت آن‌ها در سازمان و فعالیت‌ها و ارجاعات صورت گرفته بر روی آن برای شما فراهم می‌گردد.

جمع آوری اطلاعات و نظرات با فرم ساز

برای جمع‌آوری نظرات و اطلاعات، شما به فرم‌هایی نیاز دارید، که داده‌ها و اطلاعات ثبت شده را، به صورت تجمیعی و ساختاریافته در اختیار شما بگذارند. بسیاری از نرم‌افزارهای فرم‌ساز در سیستم‌های اتوماسیون اداری، قابلیت طراحی این دسته از فرم‌های آنلاین را ندارند و در همین راستا، سازمان‌ها مجبور به استفاده از فرم‌سازهای عمومی مانند Google Forms هستند؛ اما تعداد محدودی مانند نرم افزار فرم ساز فراگستر، علاوه بر قابلیت طراحی فرم‌های آنلاین جهت گردش در سازمان، امکان طراحی فرم‌های الکترونیکی جهت جمع‌آوری نظرات و اطلاعات را نیز برای کاربران خود فراهم کرده است.

به کمک این سیستم، می‌توانید انواع مختلفی از فرم‌های آنلاین را طراحی کنید و سپس در قالب فرم الکترونیکی در اختیار کاربران خود قرار دهید؛ در این راهکار با تکمیل فرم توسط کاربران، نظرات، داده‌ها و اطلاعات به صورت تجمیعی و ساختاریافته درون سیستم ثبت می‌شوند و دیگر لازم نیست تا افراد به صورت دستی به تجمیع نظرات و اطلاعات بپردازند.

توجه داشته باشید که این راهکار، روش مناسبی برای گردش فرم‌ها در سازمان محسوب نمی‌گردد و کاربرد اصلی آن برای جمع‌آوری یکپارچه و ساختاریافته داده‌ها، اطلاعات و نظرات است و اگر به گردش فرم‌ها در سازمان نیاز دارید، باید راهکار اول را در پیش بگیرید.

در بین انواع نرم‌افزارهای فرم ساز، تنها تعداد محدودی وجود دارند که هم از راهکار اول و هم از راهکار دوم پشتیبانی می‌کنند، که یکی از آن‌ها نرم افزار فرم ساز فراگستر است؛ این نرم افزار یکی از سیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر است، که به صورت یکپارچه با آن ارائه می‌گردد؛ این یکپارچگی و همچنین قابلیت طراحی فرم‌ها در قالب بدنه نامه و به صورت فرم الکترونیکی، امکان گردش فرم‌ها و همچنین جمع‌آوری نظرات و اطلاعات با فرم‌های الکترونیکی به صورت یکپارچه، موجب شده تا نرم افزار فرم ساز فراگستر به یکی از بهترین گزینه‌ها برای سازمان‌ها و کسب و کارهایی باشد، که به دنبال استفاده از نهایت پتانسیل فرم‌های آنلاین هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر و آشنایی با قابلیت‌ها و امکانات این سیستم، می‌توانید به آدرس اینترنتی www.faragostar.net مراجعه نمایید.

به طور کلی فرم ساز و فرم های آنلاین، کاربردهای متنوعی در سازمان‌ها و کسب و کارها دارند و مزایای متنوعی نیز با خود به همراه می‌آورند؛ کاهش هزینه‌های سازمان، افزایش سرعت جمع‌آوری و بررسی نظرات و اطلاعات، افزایش سرعت گردش فرم‌ها و درخواست‌ها، افزایش شفافیت سازمانی، سهولت در پیگیری فرم‌ها و… تنها برخی از مزایایی هستند که استفاده از فرم ساز و فرم‌های آنلاین و الکترونیکی، برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورند. پس اگر به دنبال گردش فرم‌ها در سازمان خود و جمع‌آوری نظرات و اطلاعات هستید، هرچه زودتر به استفاده از فرم‌های آنلاین و الکترونیکی اقدام کنید.